Les erreurs de fiche de paie peuvent paraître anodines sur le papier. Cependant, en réalité, elles peuvent avoir de sérieux impacts sur la relation employeur-employé au sein d’une entreprise. Si l’anomalie est au bénéfice de l’employé, l’employeur peut entamer une longue procédure pour pouvoir récupérer la somme injustement versée.
S’il s’avère que l’irrégularité est en défaveur du collaborateur, celui-ci peut contester les sommes reçues et lancer une action devant le Conseil des Prud’hommes. Dans les deux cas, la situation engendrera un litige et pourra même déboucher sur un problème encore plus grave (rupture de contrat, paiement d’une lourde amende et autres). Mais alors, comment une entreprise devrait-elle s’y prendre pour limiter et éviter les erreurs ?
Réduire considérablement les risques d’erreurs en utilisant un logiciel de paie innovant
Dans la majorité des cas, les erreurs sont d’origine humaine. Ainsi, afin de réduire les risques d’anomalies, la solution consistera donc à limiter autant que possible les interventions humaines dans la gestion de la paie et l’élaboration du bulletin de salaire. Pour ce faire, l’entreprise peut recourir à un logiciel dédié. Les progiciels de paie sont des outils informatiques qui servent à automatiser la collecte ainsi que le traitement et le calcul des données paie. Ils facilitent le travail des gestionnaires RH en simplifiant la production des fiches de paie et des déclarations obligatoires, et ce, conformément à la législation sociale et à la situation personnelle des salariés.
Le support présente de nombreux avantages en matière de réduction des risques d’erreurs. Il y a d’abord le fait que les données sont centralisées dans une base unique. Ce système permet d’éviter les irrégularités engendrées par les doubles saisies des données sociales. Ensuite, avec le traitement automatique des déclarations et des calculs inhérents à la gestion de la paie, les risques d’anomalies sont largement réduits.
Un logiciel de paie peut être directement installé sur les serveurs de l’entreprise ou accessible à distance (en mode SaaS). En ce qui concerne les fonctionnalités disponibles, elles peuvent varier d’un support à l’autre. Cependant, un bon progiciel de gestion de la paie devrait permettre de réaliser certaines opérations essentielles telles que la collecte des données nécessaires à l’établissement de la paie, le calcul de la paie ou encore l’édition du bulletin de salaire.
En outre, il devrait aussi présenter des modules dédiés qui serviront à la production des documents RH (contrats de travail, certificats de travail, solde de tout compte et autres) et des différentes déclarations obligatoires. Il s’agit là de fonctionnalités de base. Actuellement, il existe des systèmes innovants grâce auxquels on peut gérer l’administration du personnel et la paie au sein d’un seul et même outil.
L’audit et le contrôle pour prévenir les risques d’anomalies
L’audit et le contrôle sont des pratiques utiles si on veut parvenir à limiter et à éviter les erreurs dans la gestion de la paie. Ce sont les moyens les plus sûrs dont disposent les entreprises pour prévenir les risques d’anomalies. D’autant plus que, avec un logiciel de paie innovant, il est assez facile de procéder à ces opérations de vérification.
L’audit servira à expertiser la méthodologie employée dans le management de la paie. Grâce à cette démarche, on peut analyser les pratiques adoptées par le personnel RH et leur conformité par rapport aux réglementations légales et conventionnelles. On pourra alors déterminer les forces et les faiblesses du dispositif mis en place ainsi que les différents éléments qui sont susceptibles d’engendrer des irrégularités. À la suite de ce processus, on peut établir une liste des anomalies et des problèmes constatés ou qui peuvent survenir. Les professionnels pourront par la suite réfléchir sur les solutions à appliquer afin d’améliorer le système de gestion utilisé.
Le contrôle interne de la paie, quant à lui, doit se faire de façon systématique. Il va permettre de s’assurer de la fiabilité des données à partir desquelles les travaux et opérations sont effectués. Concrètement, cette approche est utile si on veut garantir la réalité des données, mais également leur traçabilité, leur origine et leur utilisation. En plus de servir à réduire les erreurs liées à la gestion de la paie, l’audit et le contrôle contribueront aussi à renforcer les compétences des gestionnaires de paie.